はじめてのメールによる問い合わせ | はじめはみんな初心者だった

《広告》

この記事のこの場所に「この記事には広告が含まれます」という一文が目立つように書いてあります（自画自賛？）
《以上広告アナウンスでした。以下本文》

［追記2024-01-19：当記事で紹介している「Z.com WP」は、2024年6月30日をもってサービス終了することが告知されています。［【重要】サービス終了と「Z.com チャージ」払戻しのお知らせ – ホームページ作成なら Z.com WebHostingホームページ作成なら Z.com WebHosting（参照2024-01-19）］。すでに新規募集を停止しており、当記事によって誤って加入するなどの実害はないものと思われますが（実益もないと思われますが）、当時の記録を残しておく意義から、記事本文や記事内広告などをそのままにしておきます。当記事の内容は、記事公開時点の個人的経験によるもので当時の情報によるものであることに、ご注意ください。追記以上］

持っているもの

いつまでたっても「支払い確認済み」にならないんじゃないかという不安
支払ったはずなのに届いた「行き違いならゴメンナサイ」メール
思い当たる不安点と疑問点
一般的なメールでの質問のやり取り経験

持ってないもの

Z.comへの問い合わせ経験
受付時間内に電話で問い合わせをする余裕

（前回までの話は、ブログ初心者が、利用するサーバを決めて申し込み、ペイジーで入金した、というところまで。今回はその続き）

入金をした後、すぐに入金確認のメールが届いた。それですぐに開設できるのかと思ったが、コントロール画面に行くとまだ「請求中」のままだったので、承認がまだなのだろうと思って、待つことにした。相手の入金確認の承認連絡をじっと待っていたのだが、連絡もないまま数日後、ふとしたことに気づいてあっさり開設できていた。そこで早速、ブログ開設の作業に取り掛かった。

ところがそのあと、Z.comより「ご入金確認メール」が届いた。入金が確認できていないものがあるということだった。請求された金額は入金済みだし、実際に開設できているので、よくある「行き違いなら失礼しました」のメールだと思ったが、不安もあって、逆にいい機会なので念のために質問してみよう、と思うことにした。

そんな機会を活かして、初めてメールで問い合わせした経験を勝手に公開したい。

[当記事は、前身ブログ「はじめはみんな初心者だ」での記事「はじめてのメールでの問い合わせ」（公開日：2017/08/12）をコピー・リライトしたものです。当ブログでの公開日：2018/06/11]

１．入金後の確認

今回のケースでは、私は、夕方に、銀行ATMでペイジー決済を済ませたが、その数分後にはZ.comより

「ご入金のお手続きを��認しました」

（原文ママ）の件名のメールが届いた。

（理由はわからないが、Z.comからのメールは、なぜかいずれも件名の１７文字目が文字化けしている。本文は文字化けしておらず、化けている内容は想像できるのでそのままにしている。ちょっと検索して調べてみたが、原因は不明のままで、個人のPC環境によるものだろうと推測しているので、この件では問い合わせていない。なお、私の個人のメール環境はWEBメールで、windows 10でMicrosoft Edgeで閲覧。）

予想以上の早さで入金の確認メールが来たので、すぐ開設できると思い、家に帰ってZ.comにログインしコントロールパネルを見る。

入金ステータスは、「入金確認済み」になっていたが、支払いステータスは、「請求中」のままで、ブログの開設はできなかった。

改めてメールを見ると、

ご請求金額が確定いたしましたら、こちらのご料金からお支払いが行われます。

とあった。腑に落ちない点もあったが、もともと入金確認には数日かかると思っていたので、請求中が確認済みになるまで待つことにした。

[今になって振り返れば、入金→決裁が必要なことを見落としていた私のミスだった。]

２．「決済」のボタンを発見

その後、1日、2日と待っても、「請求中」のままで、開設できなかった。「お支払方法によっては時間がかかります」とのことだったのである程度は待つつもりだったが、少し不安になる。

Z.comの「お客様サポート」画面へ行き、「お支払い」のコーナーで関係ありそうな質問と答えをざっと読んでみるが、解決できず、不安は積もり、もう一日待って動きがなければ、電話なりメールなりで問い合わせしようと思った。

そう思いながら、再び、Z.comにログインし、コントロールパネルを開いた。相変わらず、「請求中」の表示のままだったが、ふと気づくとその横にくるっと丸まった矢印のアイコンがあった。そこにマウスをポイントすると、吹き出しで「決済」の文字が。

Z.comの個人のアカウントページMy Z.comにログイン後、請求情報の画面のスクリーンショットを切り抜いて、月日と金額を黒塗りした画像（元画像は2017-07-13撮影）

ひょっとしてと思い、その位置のままクリックすると、少し読み込んだ後、

「請求中」だったステータスは「入金確認済み」に変化した。

そして、サーバ設定のページに行くと、開設できるようになっていた。

このくるっとした矢印が、いつから出ていたのか全く覚えがなかった。ひょっとしたら、入金確認のメールが来た時点ですでにあったのかもしれないし、ついさっき出てきたのをたまたま気づいたのかもしれないし、どうだったのかは確認できない。

ただ、正直な話、このタイミングで気づいたことは、個人的には好都合で、不満はない。準備も不十分なままキャンペーン期間内ギリギリに申し込み、結果的には、キャンペーン期間がちょっと過ぎてからの開設できたので、即時開設よりはスタートまで準備できることになった。
（参考までに、私が6カ月コースに申し込んだのは7/11で、当日夕方に入金していたが、結果的に7月14日開始でその半年後の翌年1月14日までの利用期間になった。ちなみに、月の途中にスタートした場合はどうなるのか気になっていたが、日割りするのではなく、シンプルにその日からの期間スタートで、契約期間の終了月の同日までが利用期間だということも初めて知った。）

そして試行錯誤しながら、WordPressの設定を始めた。

３．入金確認のメール

翌日には、Z.comより、支払いが完了した旨のメールが届いた。安心して、WordPressの設定を進めていった。

ところがその翌日、「先日はお申込みあり��とうございました」（原文ママ）の件名で、「大変恐縮」しながらの「ご入金が確認できていないものがございます」のメールが届いた。

念のため、ログインし請求情報・入金情報を確認すると、支払い済みになっており、未入金もなかった。単純に、

なお､本メールと行き違いでご入金いただいております場合は何卒ご容赦ください。

のケースだと思ったが、私の場合、ペイジー支払いで、はじめネットバンキングで決裁ができなかったこと（のちに利用時間外だったことが判明）や、開設に手間取った経緯などから、万が一、請求の重複等などの不安点があったので、「ご不明な点がございましたら」の言葉に甘えてZ.comに合わせようと決心した。

４．メールでの問い合わせ

Z.comでは平日の限られた時間帯での電話での問い合わせも可能だが（２０１８年６月時点）、電話の場合、

時間帯が限られる
電話代がかかる
やり取りしている間は電話口に拘束される

といった、デメリットがある（個人の感想です）。たまたま、その時はちょうど３連休に入った時期で、平日受付の電話の問い合わせができない期間が続くタイミングでもあった。

そこで、メールで問い合わせることにし、入金確認で送られてきたメールの文面を利用することにした。

届いた入金確認メールを「返信」設定
↓
送信先を「Z.com WebHostingお客様センター」のアドレスに変更
（確認メールは送信専用であることが多いので、本文に書いてあった問い合わせ先に変更）
↓
返信時の引用はそのまま残し、冒頭に「お世話になってます」で始まり、利用コースとアカウント名を記載し、「以下のメールが届きましたが、こちらの不具合があったかもしれませんので、お手数ですが念のためのご確認お願いします」との文章を挿入し、送信

という形をとった。

５．問い合わせの返答

連休中にメールを出したのだが、連休明けの昼前には返信が来ていた。個人的には素早い返答だと感じた。（個人の感想です）。

（実は私は、かつて小規模なネット通販の応対を担当したことがあり、連休明けは連休中にあった注文処理と質問対応に追われ、質問の応対は後回しにした経験があったので、連休明けのその日に返事が来なくても問題はないと感じていた。（個人の経験です）。）

メールの内容は、未入金がないことを確認していただいていて、行き違いのメールだったことをお詫びしていただいていた。（こちらこそお手数おかけして申し訳ありませんでした）。

こちらの不安は解消したので、必要ないかもしれないが、その旨の返信メールを送ることをした。返信するときは「書き添えて」とあった「お問い合わせ番号」を書き、早急な対応にお礼の短いメールを返信し、やり取りは終わった。

疑問と不安が解消して、そのあとは、すっきりした気持ちで、ブログ開設への作業に取り掛かることができた。

[なお、その半年後、再び私は同様の支払い方法で６か月コースを延長することになるが、入金して契約更新を確認した後、再び、同様の「ご入金が確認できていないものがあります」のメールを受け取った。前回同様、行き違いメールだと判断したので、そのまま放置したが、その後、問題は出ていない。おそらく、ペイジー支払いだと、料金と手数料の決裁にズレがあるのではないかと、勝手に解釈している。]